Описание системы электронного документооборота ЛанДокс

Назначение и состав системы LanDocs

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и специализации. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур делопроизводственной деятельности не только пользователей, объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая доступ через INTERNET и через системы электронной почты.

 Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

 LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленной СУБД и функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95 / 98 / NT / 2000. Поставляется для работы с СУБД Oracle или Microsoft SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервиса управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, поиска, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000;

Опция полнотекстового поиска для LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска слов и фраз в текстах документов с учетом правил морфологии русского языка;

LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ.

Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов.Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП.

Специализированный WEB-сервер, обеспечивающий пользователям возможность доступа к информации системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet, используя в качестве платформенно - независимого клиента стандартный Internet Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator);

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР.

Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, на рабочих местах которых не установлено клиентское ПО LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ.

Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивает пользователю возможность получать задания и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ.

Подсистема безопасности LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T X.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. Конфиденциальные документы шифруются на индивидуальных ключах. События, связанные с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ.

Программное обеспечение, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки  документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа и определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам деловых процессов.

Использование полной гаммы продуктов LanDocs позволяет строить распределенные системы делопроизводства.

 Ключевые преимущества системы LanDocs 

Основными преимуществами системы LanDocs являются:

СООТВЕТСТВИЕ НОРМАМ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

Система базируется на отечественных стандартах и нормах делопроизводства, практике организации учета документов и контроля действий исполнителей в государственных и негосударственных структурах;

УНИВЕРСАЛЬНОСТЬ И СБАЛАНСИРОВАННАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ.

Функциональность системы LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки делопроизводственного персонала и сложившуюся инфраструктуру.

ПРОГРЕССИВНАЯ АРХИТЕКТУРА.

Система может строиться в любой из трех давно и хорошо зарекомендовавших себя архитектур:

• в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД;
  в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet или в среде корпоративной Intranet сети, используя в качестве универсального платформенно - независимого клиента стандартный Internet Browser;

• на базе стандартного клиента электронной почты Microsoft Exchange или Lotus Notes.
  На практике разумное комбинирование методов доступа к данным LanDocs дает возможность гибкого и   экономичного конфигурирования лицензий в соответствии со спецификой делопроизводственной нагрузки на конкретных рабочих местах организации-заказчика.

ОТКРЫТОСТЬ. 

Система предоставляет:

• документированный OLE-интерфейс, который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами в Windows-приложения, проектируемые внешними разработчиками;
• поддержку промышленных стандартов, за счет которых она может быть интегрирована с внешними программными системами и специализированным оборудованием - системами электронной почты (интерфейс MAPI), системами электронной торговли (с использованием XML), сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN), системой FineReader (для распознавания текстов сканированных документов).

ЗАЩИЩЕННОСТЬ ДАННЫХ.

Реализованный в системе механизм управления разграничением полномочий пользователей реализован на трех уровнях (ОС, СУБД, программное обеспечение) и дает возможность:

• обеспечить идентификацию/аутентификацию пользователя;
• определить для каждого пользователя функциональные права - права на выполнение тех или иных функций системы (в частности на доступ к тем или иным журналам регистрации документов);
• определить для каждого документа уровень конфиденциальности, а для каждого пользователя - права доступа к документам различного уровня конфиденциальности;
• подтвердить правомочность действий пользователя с помощью механизма электронной подписи;
• обеспечить необходимый уровень информационной защиты конфиденциальных документов путем их шифрования, а также шифрования всей информации, передающейся по открытым каналам связи, например, по электронной почте; шифрование производится с использованием сертифицированных криптографических средств;
• протоколировать все действия пользователей в журналах аудита (в журнале регистрации  входа и выхода из системы, журнале совершенных операций).

Процесс разработки программного обеспечения в ЛАНИТ соответствует стандартам качества ISO 9001.

Технология внедрения и сопровождения системы базируется на использовании стандарта ISO/IEC 12207 Software Life Cycle Process (адаптированного к российской специфике предметной области): основной особенностью предлагаемой схемы внедрения является установка прототипа системы и проведение работ по его адаптации к условиям заказчика. При этом за счет использования комплекса CASE-моделей предметной области адаптация системы производится в кратчайшие сроки. Взаимодействие с заказчиком на всех стадиях жизненного цикла подробно документированы в рамках требований российского комплекса стандартов ГОСТ 34.

Предлагаемое ЗАО ЛАНИТ интегрированное решение нацелено на устранение узких мест в сложившейся практике документооборота и делопроизводства и представляет собой единую программную среду поддержки всех категорий персонала: руководителей организации, руководителей структурных подразделений, делопроизводственного персонала и технических специалистов.

В 1998 - 2001 гг. компанией ЛАНИТ выполнены внедрения системы LanDocs в ряде крупных государственных и коммерческих организаций.

Функции системы LanDocs        

Функциональность LanDocs полностью отвечает потребностям сложных организационных структур в автоматизации документационного обеспечения управления.

Система поддерживает выполнение следующих функций:

РЕГИСТРАЦИЯ  ДОКУМЕНТОВ

LanDocs осуществляет регистрацию документов с использованием механизма регистрационных карточек, сохраняемых в базе данных системы. Поддерживается создание регистрационных карточек, включающих специфические атрибуты учета документов конкретного предприятия или подразделения.

УПРАВЛЕНИЕ ХРАНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ, ИНТЕГРАЦИЯ С ОФИСНЫМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИ

LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out.

 РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ СОТРУДНИКАМ ОРГАНИЗАЦИИ

LanDocs предоставляет возможность автоматизированной рассылки исполнителям документов и связанных с ними сообщений. Фиксируя в базе данных сообщения, связанных с карточкой документа, система ведет историю рассылки и последующего движения документа в деловом процессе (включая его нумерованные экземпляры и копии).

 НАСТРОЙКА НА ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

LanDocs предусматривает настройку на специфические для организации или подразделения типы действий исполнителей: согласование, утверждение, визирование, наложение резолюции или любые другие типы делопроизводственных операций. При включенной функции безопасности все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи.

 ОТСЛЕЖИВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫХ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ДОКУМЕНТАМИ

Работая в LanDocs, можно организовать тематически-связанные наборы документов. Типы связей («запрос-ответ», «основание-подтверждение» и т.п.) настраиваются в соответствии с нормативной базой делопроизводства и практикой работы исполнителей в организации. Документы LanDocs можно вкладывать в именованные папки. Такие папки могут быть сформированы пользователем произвольно (при этом в них могут быть вложены как документы, так и другие папки), либо с использованием шаблона, задающего  предопределенную структуру разделов. Такая организация документов помогает исполнителям лучше понять логику связанного с папкой делового процесса, а контролеру оценить соотношение выполненной/предстоящей работы "в целом". Система поддерживает экспорт/импорт папок с документами в формат XML (Extensible Markup Language).

 НАВИГАЦИЯ И ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Для упрощения процедур поиска документов в LanDocs используются:

• структура журналов регистрации, в которые помещаются документы; возможна консолидация документов из разных журналов в одном журнале на основе определенных правил;
• рубрикатор, позволяющий проводить многоаспектную классификацию документов;
• запросы произвольной сложности, позволяющие при работе со списком отобрать только те документы, атрибуты которых отвечают условиям запроса; сами запросы сохраняются как именованные объекты в БД системы и допускают повторное использование или модификацию;
• полнотекстовый поиск по содержанию документов (с учетом изменяемости слов русского языка).

 ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ И СООБЩЕНИЯМИ, НАПРАВЛЕНИЕ ЗАДАНИЙ НА ИСПОЛНЕНИЕ

Система поддерживает две группы сообщений:

• извещения - сообщения информационного характера;
• задания - сообщения, носящие распорядительный характер и требующие от их получателя специальной реакции - отчета по заданию (поручению). По заданию может быть назначен контролер

Каждому пользователю системы LanDocs предоставляет три почтовых ящика:

• входящий, в который помещаются все извещения и задания, адресованные данному пользователю;
• исходящий, в котором содержится как информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
• на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ЗАДАНИЙ

LanDocs позволяет контролировать исполнение сотрудниками документов и заданий. Основным инструментом контроля являются контрольные сообщения разной степени важности, содержащие информацию об ответственном исполнителе и соисполнителях, сроках исполнения документа и маршруте перемещения документа в ходе исполнения.

Наряду с интерактивными средствами контроля исполнения система предоставляет возможность печати различных отчетов, таких как:

• справка о неисполненных документах;
• справка об исполненных документах;
• сводка об исполнении контрольных документов;
• сводка-напоминание по контрольным документам;
• сводка об исполнении заданий;
• напоминание по заданиям.

 АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА

При архивировании документы из оперативного хранилища перемещаются в архивное, а в карточке документа делается специальная отметка. Использование такого приема позволяет существенно разгрузить дисковую систему файлового сервера в случае использования для хранения содержания архивных документов более дешевых вторичных носителей, например, магнитооптических или CD/DVD - дисков.

 НАСТРОЙКА НА ОРГАНИЗАЦИОННУЮ СТРУКТУРУ ПРЕДПРИЯТИЯ

LanDocs позволяет построить модель организационной структуры предприятия в виде «дерева» подразделений и настроиться на определенную для каждого подразделения структуру должностей и функций.

 РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ И ФУНКЦИЯМ СИСТЕМЫ

LanDocs ведет базу данных пользователей системы, содержащую информацию о функциональных правах сотрудников подразделений. В соответствии с определенными администратором правами LanDocs:

• контролирует доступ пользователей к функциям системы;
• контролирует доступ к хранимым в электронном архиве документам;
• протоколирует действия пользователей.

 РАБОТА В РЕЖИМЕ ЗАМЕЩЕНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ

Администратор LanDocs может определить для каждого пользователя системы список возможных заместителей (по работе с документами). Это позволяет, например, организовать работу руководителя через его секретаря, учесть отсутствие на рабочем месте конкретного исполнителя, организовать работу по гибкому графику.

 ОТЧЕТНОСТЬ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ

Наряду с отчетами по контролю исполнения система предоставляет возможность формирования и печати  других отчетов о состоянии документооборота, таких как:

• регистрационная карточка документа;
• журнал регистрации за период;
• сведения о документообороте;
• статистика по корреспондентам;

Отчеты готовятся в виде файлов формата RTF, что позволяет просмотреть и откорректировать отчет перед печатью (средствами MS Word).

 СПРАВОЧНИКИ СИСТЕМЫ, НАСТРОЙКА ТИПОВ ДОКУМЕНТОВ И СООБЩЕНИЙ

LanDocs ведет корпоративные справочники типов файлов, типов документов, способов доставки, номенклатуры дел, корреспондентов, типов сообщений, типов делопроизводственных операций и другие.

 РАБОТА С ИЗОБРАЖЕНИЯМИ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Для внедрения в организации безбумажной технологии работы с документами предназначена специализированная программная компонента LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ.

LanImage обеспечивает:

• сканирование черно-белых или цветных многостраничных документов;
• автоматическую программную очистку изображения от загрязненного фона;
• автоматическое или ручное исправление небольшого перекоса страницы;
• просмотр сканированного изображения бумажного документа в различных режимах.

 ИНТЕГРАЦИЯ С ВНЕШНИМИ WINDOWS-ПРИЛОЖЕНИЯМИ

LanDocs OLE-сервис представляет собой специализированный программный интерфейс (API) для разработки приложений, интегрированных с системой LanDocs. Приложения Windows, разработанные пользователем, могут получить доступ к функциям LanDocs, обратившись к системе как к OLE-серверу. Таким образом может быть выполнена интеграция LanDocs с бухгалтерским или любым другим функциональным программным обеспечением.

 РАБОТА ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ

Серверная компонента LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП предоставляет собой специализированный WEB-сервер, реализующий возможность доступа к учетной информации базы данных документов LanDocs с любого рабочего места корпоративной интрасети или удаленному пользователю Internet. В качестве платформенно - независимого клиента LanDocs может быть использован обычный Internet Browser (Microsoft Internet Explorer или другой).

ИНТЕГРАЦИЯ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Специализированное серверное программное обеспечение LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР выполняет роль шлюза LanDocs к любой MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность автоматической рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Использование системы в такой конфигурации позволяет экономично включить в контролируемый документооборот большое число  пользователей, не нуждающихся в полной функциональности системы.

При наличии у клиента программного обеспечения LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ отправленные сервером почтовые сообщения будут доставляться во входящий почтовый ящик клиента электронной почты. Таким образом, получить сообщения, задания и документы из системы LanDocs, а также отчитаться по заданиям пользователь может не выходя из привычного почтового ящика MS Exchange (Lotus Notes).

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ

Целостность и подтверждение подлинности любой информации в LanDocs обеспечивается применением электронной цифровой подписи. Подсистема безопасности позволяет пользователю подписывать документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs электронной цифровой подписью с использованием личного ключа и производить проверку подписей. Конфиденциальные документы шифруются на индивидуальных ключах в прозрачном для пользователя режиме.