электронный документооборот

Данное пособие представляет собой руководство пользователя по работе с базами данных, входящими в состав информационной системы электронного документооборота БОСС-Референт на базе Lotus\Domino. Основная цель данного пособия - облегчить процесс внедрения программного обеспечения для создания реально действующей, эффективной информационной системы на предприятии заказчика с использованием опыта и продуктов компании АйТи.

Все системы электронного документооборота построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с системой электронного документооборота, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка.

Назначение и состав системы LanDocs

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и специализации. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур делопроизводственной деятельности не только пользователей, объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая доступ через INTERNET и через системы электронной почты.

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал - сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются на самом видном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Практическое пособие подготовлено на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности. При работе над пособием был проанализирован опыт документационного обеспечения управленческой деятельности со­временных государственных и негосударственных организаций.